3 Onze organisatie

Patrimonium neemt deel aan de Aedes benchmark, waarbij de corporaties data met elkaar kunnen vergelijken. De Aedes benchmark vergelijkt de corporaties op vijf prestatievelden. Vanuit de vergelijking zien we resultaten waar we trots op zijn en ook een aantal aandachtspunten. We zijn trots op de mooie waardering van onze huurders op de wijze waarop wij de reparatieverzoeken uitvoeren en hoe zij de kwaliteit van onze woningen waarderen. Het huurdersoordeel van nieuwe huurders en vertrokken huurders vraagt onze aandacht.

Per 25 mei 2018 is de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. In 2018 is het AVG-beleid vastgesteld, met de benodigde processen, procedures en documenten. En binnen de organisatie is een functionaris gegevensbeheer benoemd. Bij de inrichting van het nieuwe ERP-pakket zijn de richtlijnen vanuit de AVG-wetgeving gevolgd.

In het verslagjaar is hard gewerkt aan het beleidsplan voor de jaren 2020 - 2023. Het beleidsplan, dat als titel meekreeg “Volop in beweging”, is in november 2019 goedgekeurd door de RvC. Het beleidsplan beschrijft de ambities die we willen bereiken om een professionele en betekenisvolle organisatie te zijn, waarin de klant centraal staat.

De woningcorporaties die in het aardbevingsgebied van Noord Oost Groningen vallen, werken samen onder de naam G 13. Gezamenlijk worden beleidsvraagstukken behandeld zoals waardedaling, versterkingsvraagstukken, schadeherstel, vervangende nieuwbouw. Ook wordt er met de overheidsinstanties zoals TCMG, NCG en de Aw regelmatig overlegd. In 2020 is samen opgetrokken in het dossier over de compensatie van de waardedaling van het bezit in het aardbevingsgebied.

In 2019 is er door de VTW en AEDES een geactualiseerde versie van de Governancecode vastgesteld. Deze code kent een vijftal principes:

1. Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht
2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af
3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak en daarop aanspreekbaar
4. Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbenden partijen
5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan de activiteiten

Patrimonium onderschrijft de code, past de principes toe en voldoet aan de bepalingen zoals opgesteld in de Governancecode. We zien de Governancecode als een richtlijn voor de verbetering van onze kwaliteit, het afleggen van verantwoording en transparantie.  Een Governancecode geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht. De bestuurder van Patrimonium onderschrijft de Governancecode van harte.

In 2020 is getoetst of Patrimonium aan alle onderdelen van de vernieuwde Governancecode 2020 voldoet. Waar dat niet het geval is, is een verbeteractie ingezet. Dit betreft het opstellen van een gezamenlijke visie op opdrachtgeverschap, een beleggingsstatuut en een verbindingenstatuut. De visie op opdrachtgeverschap is begin 2021 vastgesteld. Het beleggingsstatuut en het verbindingen-statuut zijn in 2020 vastgesteld.

In november 2019 hebben we het nieuwe ERP pakket Tobias in gebruik genomen. In 2020 zijn we steeds meer onderdelen van het pakket gaan gebruiken. Na de zomer is het klantportaal voor onze huurders in gebruik genomen. Daarnaast zijn een aantal aanvullende financiële modules geïmplementeerd. In het laatste kwartaal van 2020 hebben we ons nieuwe intranet in gebruik genomen. Alle medewerkers krijgen nu dagelijks een update van alle ontwikkelingen binnen Patrimonium. De vaklieden kunnen deze informatie op hun mobiel zien. De organisatie wordt steeds meer afhankelijk van ICT. In de corona-periode is dit nog verder versterkt met het thuiswerken. Continuïteit en veiligheid hebben in 2020 een hoge prioriteit gekregen en er zijn verschillende activiteiten geweest rondom deze twee thema’s. We hebben in 2020 een securityscan laten uitvoeren en zijn we gestart met de voorbereiding van een uitwijktest.

De organisatie beschikt over een integriteitscode en klokkenluidersregeling en beide zijn op onze website terug te vinden. Elke medewerker heeft een exemplaar van deze documenten in zijn bezit en heeft voor ontvangst van deze documenten getekend. Eind 2020 zijn er weer dilemmatrainingen georganiseerd voor alle medewerkers.

Samen met de ondernemingsraad hebben we in 2019 een nieuwe externe vertrouwenspersoon voor onze medewerkers geworven en aangesteld. Dit om medewerkers te ondersteunen als zij ondersteuning nodig hebben omdat zij zich bijvoorbeeld onveilig, ongemakkelijk voelen of advies nodig hebben. Het welzijn en welbevinden van onze medewerkers is belangrijk binnen onze organisatie.

In september 2018 is Patrimonium volgens het Drie Kamermodel ingericht, een grote verandering voor de organisatie. We hebben met elkaar gebouwd aan deze organisatie. Met het thuiswerken zien we dat het verder doorontwikkelen van de organisatie minder makkelijk gaat. We hebben wel weer een aantal mooie stappen gezet in de samenwerking tussen afdelingen en hopen in 2021 een vervolgstap te kunnen zetten. Helaas hebben we de teamsessies en lunchbijeenkomsten ten gevolge van alle corona-maatregelen niet kunnen organiseren.

In 2020 is de planning- en controlcyclus wederom verder uitgebreid, maandelijks wordt gerapporteerd over de projectenvoortgang en is afstemming tussen Vastgoed en Planning&Control. In de maandrapportages is het kasstroomoverzicht vast onderdeel van de rapportage.

De RvC heeft per kwartaal een verantwoordingsdocument ontvangen waarin ook de belangrijkste ratio’s zijn opgenomen. Daarnaast is er per kwartaal gerapporteerd op de voortgang van de werkplannen. Eenmaal per kwartaal wordt gerapporteerd over de risicomatrix en de voortgang van de aanbevelingen uit de Management Letter. In 2021 zal de rapportage verder worden uitgebreid met de ingebruikname van Power BI, waardoor meer stuurinformatie beschikbaar komt.

Eind 2020 is Patrimonium VCA gecertificeerd conform de norm VCA* 2017/6.0. Het managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen voor het toepassingsgebied: Het uitvoeren van onderhoud en renovatieprojecten van eigen huurwoningen. Onze technisch servicemedewerkers zijn op de hoogte van de veiligheidsrisico’s en werken op een veilige manier. 

2020 was een bijzonder jaar door de coronamaatregelen die vanaf half maart golden. Medewerkers kregen te maken met een andere manier van werken. Vanuit huis, op afstand van collega’s en overleggen en afspraken maken ging via de telefoon, e-mail en Teams-sessies. Hierdoor werd zichtbaar dat onze medewerkers flexibel, innovatief en doorzetters zijn. Alles om de huurder zo goed mogelijk te kunnen bedienen binnen de toen geldende regels.

Tijdens de eerste golf zijn een aantal trainingen afgezegd of niet opgezet. Tijdens de tweede coronagolf bleek het voor een aantal trainingen goed mogelijk om deze online te volgen. In 2020 zijn de verplichte trainingen zoals dilemmatraining m.b.t. integriteit, VCA, BHV e.d. gevolgd door de betreffende medewerkers. Een aantal medewerkers hebben een training/opleiding gevolg passend bij hun huidige functie. Het team van verhuur is getraind op het gebied van omgaan met agressie en geweld. Deze training is voor de overige medewerkers komen te vervallen omdat we het een meerwaarde vinden de training fysiek te volgen. We zien dat onze medewerker steeds meer hun verantwoordelijkheid nemen om bij te blijven en zich verder te ontwikkelen. We blijven scholing en ontwikkeling stimuleren.

Afgelopen jaar hebben twee medewerkers afscheid genomen in verband met flex-pensioen en drie medewerkers hebben afscheid genomen om aan een nieuwe uitdaging te beginnen. Ook hebben we een nieuwe functie gekregen, te weten een schilder. Naast een schilder hebben we zeven medewerkers aangenomen. Deels ter ondersteuning in de vakantieperiode en deels vervanging van ontstane vacatures door interne doorstroming of nieuwe vacatures. Tevens is door de Raad van Commissarissen een nieuwe bestuurder aangesteld.

Medewerkers die in 2020 hun jubileum vierden moesten dit zonder een feestje doen in verband met corona. In 2020 waren er twee medewerkers 25 jaar en drie medewerkers 12,5 jaar in dienst.

De gemiddelde leeftijd per 31 december 2020 is 47,3 jaar (was 46,7 in 2019)

Om het vaste personeel o.a. de tijd en ruimte te bieden om zich verder te ontwikkelen zijn tijdelijke krachten ingezet: 

• Controller (ZZP’er).
• Eén ZZP’er heeft ondersteuning geboden (binnen het team P&C) op de afdeling Financiën & Bedrijfsvoering. 
• Eén gedetacheerde heeft ondersteuning geboden op afdeling Klant & Maatschappij.

De ondernemingsraad heeft verkiezingen uitgeschreven in 2020 en daarmee was de ondernemingsraad weer op volle sterkte. De Ondernemingsraad heeft in het verslagjaar gemiddeld één keer per zes weken vergaderd met de bestuurder en eenmaal met het presidium van de Raad van Commissarissen.

Patrimonium is aangesloten bij Loopbaaninitiatief. Dit is een initiatief van de noordelijke corporaties waarin aan medewerkers de mogelijkheid wordt geboden in de regio opleidingen te volgen. Binnen Loopbaaninitiatief worden ook vacatures gedeeld.

Als organisatie nemen we onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. We vinden het belangrijk om stagiaires kansen te bieden om zich te oriënteren op diverse functies binnen onze organisatie. In 2020 hebben negen stagiaires van diverse (v)mbo- en hbo-opleidingen een stage bij ons gelopen. Patrimonium is een erkend leerbedrijf en bood in het verslagjaar een leerling van het Friesland College in Heerenveen onder contract van Werk- en Vakmanschap een werkleertraject. Enkele medewerkers zijn leermeester en praktijkbegeleider om deze leerling te begeleiden in de technische en sociale kanten van het onderhoudsvak. Vanuit onze missie, visie en identiteit willen we mensen met een afstand tot de arbeidsmarktkansen bieden. Dit doen wij al jaren door medewerkers van Iederz en WerkPro in te huren en hen werk te bieden. Daarnaast bieden wij mensen die in een traject bij het UWV zitten een kans om bij ons te re0 5 10 15 20 25 30 35 0 - 12 jaar 13 - 25 jaar 26 - 40 jaar > 40 jaar Aantal dienstjaren medewerkers per 31-12-2020 Man Vrouw Totaal 25 integreren of werkervaring op te doen.

Binnen de organisatie zijn diverse regelingen gemaakt of geactualiseerd. De CAO en de mogelijkheden om flexibelere te werken zijn besproken binnen alle teams, zodat werk en privé beter op elkaar aansluiten.

Het gemiddelde verzuimpercentage in 2020 is 3,71% (3,80% in 2019), de meldingsfrequentie is 0,79% (0,83% in 2019). Het totaal aantal ziektedagen is 1038 (1074 in 2019), bij 47 ziekmeldingen.