Verslag van de Raad van Commissarissen
Voorwoord
Het jaar 2020 begon feestelijk met de opening van de Beukenhorst in Selwerd, maar al snel daarna deed het COVID-19 virus zijn intrede in Nederland. Dat vroeg aan bestuur en organisatie om een snelle omschakeling naar een andere manier van werken. De raad van commissarissen is steeds actief door de bestuurder betrokken bij de ontwikkelingen, zowel over de impact van ‘de nieuwe werkelijkheid’ op medewerkers als op de (dienstverlening naar de) huurders. Door de ingestelde maatregelen heeft de raad gedurende het jaar 2020 voornamelijk op afstand toezicht gehouden. Reguliere vergaderingen vonden hoofdzakelijk digitaal plaats. Besluitvorming kon steeds op een goede manier doorgang vinden ook al heeft contact langs digitale weg zijn beperkingen.
Een andere grote ontwikkeling in 2020 voor Patrimonium was de wisseling binnen het bestuur. Het afscheid van de heer Auke de Vries, vanwege pensionering, heeft door de landelijke coronamaatregelen helaas in aangepaste vorm moeten plaatsvinden. Wij hadden de vertrekkende bestuurder graag een receptie gegund, waarin afscheid genomen had kunnen worden van medewerkers en van alle relaties binnen zijn netwerk. Dit had ook een moment kunnen zijn om de nieuwe bestuurder voor te stellen. Op 1 juni 2020 is de nieuwe bestuurder, de heer Bas Krajenbrink, gestart met zijn werkzaamheden, in een tijd waarin vele medewerkers noodgedwongen niet op kantoor aanwezig waren. De raad heeft respect voor de wijze waarop de nieuwe bestuurder in korte tijd - vaak langs digitale weg - kennis heeft gemaakt met de organisatie en met stakeholders en leiding heeft genomen onder moeilijke omstandigheden.
Grote waardering heeft de raad voor de wijze waarop de bestuurder en medewerkers tijdens het jaar 2020 hun uiterste best hebben gedaan om te zorgen dat werkzaamheden - zo goed als mogelijk – uitgevoerd zijn. Wij hebben geconstateerd dat Patrimonium in dit verslagjaar ook verdere stappen heeft kunnen zetten in de professionalisering van de bedrijfsvoering. Externe ontwikkelingen vragen om een professionele en wendbare organisatie. Met name de woningnood in de stad Groningen en de grote duurzaamheidsopgaven, stellen (ook) Patrimonium voor strategische keuzes ten aanzien van de financierbaarheid op de (middel)lange termijn. Bestuur en raad zijn ‘in contact’ als het gaat om deze keuzes, zowel tijdens reguliere vergaderingen als tijdens de jaarlijkse strategiesessie.
De raad kijkt terug op een prettige kennismaking met de HPPG en heeft met belangstelling kennisgenomen van het jaarverslag en het jaarplan van de HPPG. De huurders van Patrimonium verdienen een goede vertegenwoordiging!
Namens de Raad van Commissarissen,
mr.drs. F.C.A. van der Meulen, voorzitter
In dit jaarverslag van de raad leest u over governance (hoofdstuk 1), hoe invulling gegeven is aan de toezichthoudende rol (hoofdstuk 2), hoe invulling is gegeven aan de werkgeversrol (hoofdstuk 3) en aan de klankbordrol jegens de bestuurder (hoofdstuk 4). Vervolgens wordt gerapporteerd over samenstelling, bezoldiging en functioneren van de raad (hoofdstuk 5). Daarna volgt een overzicht van vergaderingen en genomen besluiten (hoofdstuk 6).
1. Governance
a. Onze visie op toezicht en toetsing
Toezichtvisie, toezichtkader en toetsingskader
In dit jaarverslag legt de raad van commissarissen publiekelijk verantwoording af over de wijze waarop hij invulling heeft gegeven aan de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar. De taken van de raad zijn vastgelegd in artikel 20 van de statuten. De statuten alsmede het Reglement voor de Raad van Commissarissen zijn te vinden op www.patrimonium-groningen.nl.
Raad en bestuur hebben een gezamenlijke toezichtvisie. In deze visie geeft de raad zijn visie op ‘waarom, waartoe en hoe zij toezicht houdt’. Deze toezichtvisie is in 2020 geactualiseerd. In een toezichtkader heeft de raad uitgewerkt hoe hij deze visie in de praktijk wil brengen. Daarbij heeft de raad te maken met externe en interne regelgeving. Het toetsingskader voor Patrimonium wordt gevormd door kaders die betrekking hebben op enerzijds de besturing en anderzijds de beheersing van de organisatie. Ook het toetsingskader is in 2020 geactualiseerd. Toezichtvisie, toezichtkader en toetsingskader zijn ook vindbaar op de website van Patrimonium.
b. Governancecode
Een Governancecode geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht. De raad van commissarissen van Patrimonium onderschrijft de Governancecode van harte. Voor een aantal bepalingen geldt dat corporaties daarvan gemotiveerd kunnen afwijken als dit volgens de betreffende corporaties tot een beter resultaat leidt. In 2020 is getoetst of Patrimonium aan alle onderdelen van de vernieuwde Governancecode 2020 voldoet. Waar dat niet het geval is, is een verbeteractie ingezet. Dit betreft het opstellen van een gezamenlijke visie op opdrachtgeverschap, een beleggingsstatuut en een verbindingenstatuut. In het gesprek met de OR heeft de raad de Governancecode ook onder de aandacht gebracht. Vanwege de coronamaatregelen heeft de raad de zelfevaluatie van 2020 uitgesteld tot het eerste kwartaal van 2021.
c. Extern toezicht
De raad heeft in 2020 via de kwartaalrapportages toegezien op de opvolging van opmerkingen die door externe toezichthouders dan wel de raad als interne toezichthouder zijn gemaakt. De accountant heeft tijdens de reguliere vergadering in mei een toelichting gegeven bij de jaarrekening.
Er is kennisgenomen van de oordeelsbrief van de Autoriteit Woningcorporaties (Aw). De Aw heeft opmerkingen gemaakt over de administratie rond intermediaire verhuur. De bestuurder heeft de raad op de hoogte gebracht van de beheersmaatregelen die zijn genomen.
De raad is door het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) per brief op de hoogte gesteld van de borgbaarheid en het borgingsplafond en van de jaarlijkse beoordeling van het WSW. Het WSW concludeerde begin 2020 dat Patrimonium op dat moment een financieel gezonde corporatie is en heeft op basis van de 24 business risks het risicoprofiel verlaagd. Daarbij is wel opgemerkt dat de scheidingslijn dun is zodat een strakke bedrijfsvoering van belang blijft. Het WSW heeft opmerkingen gemaakt ten aanzien van het verschil tussen begrote en gerealiseerde onderhoudsopgaven en die opmerkingen sluiten aan bij eerdere opmerkingen van de raad. De bestuurder heeft inmiddels beheersmaatregelen genomen.
Verder heeft de raad de gezamenlijke brief van WSW en Aw ontvangen over verticaal toezicht en kennisgenomen van de daarop gevolgde toezichtsbrief. Het is positief dat hiermee wordt beoogd de administratieve lasten voor corporaties te verminderen. Het basisonderzoek gaf geen aanleiding om voor Patrimonium nader onderzoek uit te voeren.
d. Integriteit
De raad van commissarissen en de bestuurder hebben gedeelde normen en waarden als het gaat om integriteit. Patrimonium heeft een integriteitscode en klokkenluidersregeling en heeft de evaluatie daarvan begin 2020 ter informatie aangeboden aan de raad. Van de klokkenluidersregeling is geen gebruik gemaakt. De raad heeft er kennis van genomen dat in het najaar van 2020 onder leiding van een externe begeleider dilemmatrainingen zijn gehouden binnen de organisatie. Integriteit wordt periodiek besproken in het overleg tussen presidium en bestuurder. In paragraaf 5b wordt nader ingegaan op het borgen van integriteit binnen de raad.
e. Commissies
De raad van commissarissen heeft een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. De commissies stellen jaarlijks – ten behoeve van de raad – een verslag op met daarin het aantal gehouden vergaderingen, de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen en haar beraadslagingen en bevindingen in het betrokken boekjaar. De personele samenstelling van de commissies alsmede de belangrijkste punten uit de verslagen zijn elders weergegeven. In hoofdstuk 2 voor wat betreft de auditcommissie en in hoofdstuk 3 en in hoofdstuk 5 voor wat betreft de selectie- en remuneratiecommissie. Voor beide commissies is een reglement vastgesteld. Beide reglementen zijn ook te vinden op de website.
2. Verslag voortvloeiend uit toezichthoudende rol
a. Toezicht op strategie
Meerjarenbeleidsplan
De speerpunten uit het strategische beleidsplan 2020-2023 zijn door de raad gemonitord. Ook in 2020 heeft een strategische bijeenkomst plaatsgevonden waarin met de bestuurder samen met het MT van gedachten is gewisseld. Daarnaast worden strategische onderwerpen behandeld tijdens reguliere vergaderingen waarbij meestal ook een MT lid aanwezig is om een presentatie te geven.
b. Toezicht op financieel en operationele prestaties
Auditcommissie
In 2020 bestond de auditcommissie uit mevrouw Waanders (voorzitter), de heer Veuger (secretaris) en de heer Pruim. In 2020 heeft de auditcommissie vijf keer vergaderd ter voorbereiding op een vergadering van de raad van commissarissen.
In de auditcommissie zijn diverse zaken behandeld, zoals de bestuurdersaansprakelijkheids-verzekering, de financieringsstrategie, het treasuryjaarplan, het risicomanagement, het projectmanagement, de toereikendheid van het reglement van de auditcommissie, het verbindingenstatuut, de managementletter 2019 en de opvolging daarvan, de aanvulling op het portefeuilleplan en de uitbreiding verkoopvijver. In de vergadering van 8 april 2020 zijn de positionpaper beleidswaarde en de positionpaper onderhoud versus investeringen besproken waarna deze in de RVC-vergadering van 20 april zijn goedgekeurd.
In 2020 heeft een evaluatie van de dienstverlening van de accountant plaatsgevonden. Op basis van deze evaluatie is besloten het huidige contract niet te verlengen. Patrimonium is tevreden over het contact met de accountant, deze is als prettig ervaren en deadlines zijn gehaald. De twee belangrijkste redenen om niet te verlengen waren de hoge kosten en de belasting voor de interne organisatie. De kosten zijn veel hoger dan de benchmark. De accountant had vanaf eind september tot eind juni gedurende 13 weken controles ingepland, dit vraagt gedurende deze gehele periode een inspanning van de interne organisatie (stukken voorbereiden voorafgaand aan de controleweken en vragen beantwoorden gedurende de controle weken. Begin 2021 heeft een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden. In het programma van eisen is specifiek aandacht gevraagd voor de kosten en de planning. Drie kantoren zijn gevraagd offerte uit te brengen, naast de offerte hebben de drie kantoren een presentatie verzorgd als toelichting op de offerte. Alle betrokken afdelingen, bestuurder RvC en controller zijn betrokken bij de selectie.
Vanaf 2020 gelden uitgebreidere vereisten voor de schriftelijke communicatie van de accountant. Dat houdt onder andere in dat er naast de kwantitatieve overwegingen met betrekking tot de materialiteit ook de kwalitatieve overwegingen worden gecommuniceerd. Daarnaast wordt het auditplan van de accountant goedgekeurd door de auditcommissie. Dit heeft te maken met de OOB-status van woningcorporaties die vanaf 1 januari 2020 geldt.
De raad van commissarissen wordt tijdens zijn vergaderingen door het bestuur geïnformeerd over (plannen op het gebied van) nieuwbouw, renovatie, sloop, aan- en verkoop van woningen en eventueel ander vastgoed teneinde de gewenste opbouw van de vastgoedportefeuille te bereiken. Het aangaan van financiële verplichtingen hoger dan € 1.000.000,- behoeft de goedkeuring van de raad. Voorstellen worden eerst in de auditcommissie besproken.
De raad heeft in 2020 goedkeuring verleend aan de begroting 2021 en aan de jaarrekening 2019. Dit laatste na ontvangst van de goedkeurende verklaring van de accountant. Alvorens deze stukken in de raad zijn geagendeerd, heeft de auditcommissie gesproken met de accountant, de bestuurder, controller en de manager financiën en bedrijfsvoering.
In de vergadering van 24 augustus is in de auditcommissie gesproken over de raamovereenkomst Warmtestad, het raamcontract ligt in lijn met het duurzaamheidsbeleid om te komen tot een gasloos woningbezit in 2050 en vormt een onderdeel daarvan. De auditcommissie heeft daarbij gevraagd om een overzicht van mogelijke scenario’s en risico’s. Deze zijn aangeleverd en daarmee is het bestuursbesluit van 25 mei 2020 voor het aangaan van de raamovereenkomst Warmtestad door de RvC goedgekeurd.
Ook in de vergadering van 9 september 2020 is goedkeuring gegeven aan de investering van ruim € 3 miljoen in woningverbetering en verduurzaming van 72 appartementen. In de auditcommissie van 24 augustus 2020 is hierover gesproken omdat de kosten van deze investering fors hoger dan begroot zijn. Op basis daarvan is gevraagd een impactanalyse op te stellen, omdat de verwachting was dat dit niet om een incident zou gaan maar dat de duurzaamheidsprojecten in de begroting 2020 in de praktijk hoger zullen uitvallen dan begroot. In de begroting zijn te lage kosten opgenomen, o.a. omdat er onvoldoende achterliggende data waren om een goede kosteninzage te krijgen. De organisatie heeft naar aanleiding hiervan een impactanalyse gemaakt.
In de vergadering van 5 november is de investering in de Saffierflat (126 appartementen) voor een bedrag van ruim € 6,3 miljoen aan de orde geweest. In de RvC van 24 november is het besluit van de bestuurder met betrekking tot deze investering goedgekeurd. Daarnaast zijn de gebruikelijke verantwoordingen zoals de kwartaalrapportages 2020, de jaarrekening 2019, de kaderbrief 2021 en de begroting 2021 behandeld.
De controller is aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie en is ook bij de RvC vergaderingen met de bestuurder. Tevens vindt een jaarlijks gesprek plaats tussen voorzitter van de auditcommissie en de controller. De controller ziet toe op het verder ontwikkelen en professionaliseren van de organisatie (AO/IB), controleert de naleving op de processen en houdt interne audits op basis van het intern controleplan. Het risicomanagement is verder geïmplementeerd binnen de organisatie.
In 2020 is ook de verdere implementatie van het nieuwe ERP-systeem aan de orde geweest tijdens de vergaderingen van de auditcommissie. De raad van commissarissen heeft vastgesteld dat het vermogen van de corporatie doelmatig wordt geïnvesteerd en dat er geen maatschappelijk vermogen wegvloeit. Op basis van eigen waarneming en de informatie van de accountant alsook het WSW oordeelt de raad dat onder de huidige situatie en met de huidige kennis de financiële continuïteit naar de toekomst toe voldoende is gewaarborgd. Daarbij geldt nog steeds dat de investeringsruimte is verminderd door de invoering door de rijksoverheid van de verhuurdersheffing, de heffing saneringssteun en de vennootschapsbelasting.
De auditcommissie spreekt jaarlijks met de bestuurder over de opzet en werking van het interne beheersingssysteem, beleidsmatige aspecten rond de administratieve organisatie en informatietechnologie en de door de accountant opgestelde managementletter. De commissie informeert jaarlijks bij de bestuurder en de externe accountant naar belangrijke risico’s en uitstaande posities, alsmede naar de plannen om dergelijke risico’s te beheersen.
In 2020 is door de bestuurder samen met het managementteam het opstellen van prestatie indicatoren verder geprofessionaliseerd, evenals de risicomanagementindicatoren en soft control indicatoren en verantwoording hierover in de managementrapportages, doorontwikkeling van de integrale kwartaalrapportage, aanpassing van procedures, deelname aan de Aedes benchmark, opzetten van AO/IC. Dit alles heeft meegewerkt aan een betere beheersing van de processen. De raad vindt dit een positieve ontwikkeling en zal de verdere voortgang hierin blijven monitoren.
Toezicht op verbindingen
Patrimonium kent geen dochtermaatschappijen.
c. Toezicht op volkshuisvesting en maatschappelijke prestaties
De raad is nauw betrokken bij het volkshuisvestelijk beleid van Patrimonium en beoordeelt haar maatschappelijke prestaties terdege. Het verhuren aan de primaire doelgroep staat voorop. De raad ziet via de kwartaalrapportages erop toe dat het vereiste percentage woningen blijft gehandhaafd dat primair voor de doelgroep beschikbaar is. Verder blijft de raad erop toezien dat er richting de kwetsbaren in de samenleving getracht wordt hen te helpen in een woon- en leefvoorziening.
De raad laat zich periodiek informeren over het overleg tussen de gemeente en de besturen van de Groninger woningcorporaties en ontvangt de notulen van deze overleggen. De raad heeft er tevens kennis van genomen dat de HPPG bij de prestatieafspraken betrokken is geweest. Het door Patrimonium uitgebrachte bod alsmede de gemaakte prestatieafspraken 2021 zijn door de raad van commissarissen goedgekeurd.
Klachtbehandeling
De raad heeft kennisgenomen van de in 2020 behandelde klachten over Patrimonium. Deze klachten zijn behandeld door de Klachtcommissie Gezamenlijke Corporaties Groningen. In 2020 zijn door de commissie 9 klachten met betrekking tot Patrimonium behandeld. De raad is in 2020 geïnformeerd over het geactualiseerde Reglement klachtencommissie gezamenlijke corporaties Groningen.
Toezicht op stakeholdersdialoog
De raad van commissarissen is door de bestuurder aan de hand van een actueel overzicht geïnformeerd over alle stakeholders/belanghebbenden van de woningcorporatie. Dit overzicht geeft inzicht in de wijze en de frequentie waarop het bestuur overleg voert met diverse stakeholders.
Volgens de Wet op het overleg huurders verhuurders heeft het bestuur geregeld overleg met de huurdersorganisatie en de betrokken bewonerscommissies. De raad is door de bestuurder actief meegenomen in de ontwikkelingen op het gebied van huurdersparticipatie.
De raad heeft in 2020 kennisgemaakt met het bestuur van Stichting Huurdersplatform Patrimonium Groningen (HPPG) en gezamenlijk is uitgesproken om jaarlijks een gezamenlijke bijeenkomst te organiseren in aanwezigheid van de bestuurder.
Visitatie
In de eerste vergadering van 2020 is de raad door de bestuurder geïnformeerd over de opvolging van de aanbevelingen uit het visitatierapport 2014-2017.
3. Verslag vanuit de werkgeversrol
a. Selectie- en remuneratiecommissie
In 2020 bestond de remuneratiecommissie uit mevrouw Hak (voorzitter) en mevrouw Van den Hoogen. Er is in 2020 zes keer vergaderd door de remuneratiecommissie.
b. Besluiten en activiteiten 2020
De remuneratiecommissie heeft zich in 2020 beziggehouden met de volgende punten:
- werving en selectie nieuwe bestuurder, beschrijven, bespreken en opstarten van het werving en selectieproces voor een nieuwe bestuurder per 1 juni 2020;
- introductie en start nieuwe bestuurder;
- bezoldiging van de bestuurder en de toets aan de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens (WNT);
- bezoldiging van de leden van de RvC;
- herbenoeming van mw. Van den Hoogen en de heer Veuger;
- opleidingsbeleid van de RvC;
- uitvoering van de zelfevaluatie van de raad van commissarissen door een externe begeleider;
c. Introductie en start nieuwe bestuurder
Op 21 september heeft de remuneratiecommissie samen met de voorzitter van de raad een startgesprek gevoerd met de bestuurder. Met als doel terug te kijken naar de eerste drie maanden en de landing in de organisatie. Tevens is er gesproken over de permanente educatie en beoordelingssystematiek voor de komende periode.
Op 14 december is er een voortgangsgesprek geweest in dezelfde samenstelling als het startgesprek. Tijdens dit gesprek is de bestuursagenda besproken, de beoordelingssystematiek en de opleidingsdoelen.
d. Bezoldiging, nevenfuncties en permanente educatie
In 2020 is het beloningsbeleid voor de bestuurder vastgesteld.
De WNT is van toepassing voor zowel de beloning van de bestuurder als de RvC-leden. Jaarlijks wordt de bezoldigingsklasse-indeling en de bijbehorende maximale beloning vastgesteld. De Staatscourant publiceert jaarlijks de maximale bezoldiging voor een kalenderjaar.
De bezoldiging van de bestuurder en de toets aan de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens
Aangezien de bestuurder op 1 juni 2020 is begonnen heeft de RvC in de vergadering van 24 oktober 2020 besloten dat de bezoldiging van de bestuurder niet wijzigt per 1 januari 2021. De hoogte van de bezoldiging van de bestuurder van Patrimonium wordt voor 2021 vastgesteld op bruto € 143.496.
De nevenfuncties van de bestuurder, de heer Krajenbrink in 2020 zijn: bestuurslid MOW (museum Bellingwolde) en (interim) voorzitter VV Godlinze.
De bestuurder heeft in 2020 in het kader van permanente educatie 59 punten behaald.
4. Verslag vanuit de klankbordfunctie
Het presidium, bestaande uit de voorzitter en de vicevoorzitter van de raad van commissarissen, vergaderde in 2020 vijfmaal met de bestuurder. Deze zogenoemde voortgangsoverleggen worden ongeveer 14 dagen voor een reguliere vergadering van de raad gepland. Bij deze overleggen is, naast de bestuurder en het presidium, tevens de bestuurssecretaris en de controller aanwezig. Naast het voorbereiden van de agenda van de vergaderingen van de raad vond tijdens de voortgangsoverleggen ook informeel overleg plaats waarin gevraagd en ongevraagd advies wordt gegeven aan de bestuurder (de klankbordfunctie).
5. Samenstelling, bezoldiging en functioneren
a. Samenstelling raad van commissarissen
Profielschets
De raad van commissarissen heeft een profielschets opgesteld voor zijn samenstelling. Hierin is onder andere opgenomen dat alle leden van de raad aan een aantal algemene functie-eisen dienen te voldoen. Daarnaast is opgenomen dat in de raad diverse specifieke deskundigheden aanwezig zullen moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. Deze profielschets maakt deel uit van het Reglement voor de raad van commissarissen en wordt jaarlijks getoetst op actualiteit.
Rooster van aftreden en herbenoemingen
Het rooster van aftreden van de raad van commissarissen staat op de website van de woningcorporatie vermeld. Mevrouw Van den Hoogen is namens de huurders per 1 juli 2020 herbenoemd voor de periode van vier jaar. De heer Veuger is per 1 juli 2020 herbenoemd als lid van de RvC.
Samenstelling in 2020
De raad van commissarissen van Patrimonium bestond per 1 januari 2020 uit zes leden en de raad is voornemens om per 1 juli 2021 terug te gaan naar vijf leden. De raad voldoet aan een evenwichtige verdeling (man/vrouw verhouding). Per 1 januari 2020 waren de volgende personen lid van de raad:
Naam (geboortejaar) | Woonplaats | Competentie | Datum van aftreden | Herbenoeming mogelijk tot | Functie | Beroepsfunctie |
---|---|---|---|---|---|---|
mr.drs. F.C.A. van der Meulen (1970) | Assen | Juridisch/integriteit | 07/ 1/2022 | 07/ 1/2022 | Voorzitter | Hoofd Juridische Zaken van de gemeenten Hoogeveen en De Wolden |
P. Pruim (1972) | Zuidhorn | Vastgoed/projectontwikkeling en financieel-economisch | 07/ 1/2021 | 07/ 1/2021 | Vicevoorzitter | Senior relatiemanager Commercial Cliënts ABN AMRO |
Mevrouw A.W.V. Hak (1968) | Groningen | Sociaal maatschappelijk | 07/ 1/2022 | 07/ 1/2022 | Lid (namens de huurders) | Senior consultant en projectleider sociaal domein bij KWIZ; vanaf 1 oktober senior adviseur BMC |
Mevrouw J.G. Waanders - Kolhoop (1970) | Groningen | Financieel-economisch | 07/ 1/2019 | 07/ 1/2023 | Lid | Concerncontroller waterschap Noorderzijlvest tot 1 mei 2020 en controller RENN4 vanaf 1 mei 2020 |
dr. ing. J. Veuger MRE FRICS (1966) | Sleen | Volkshuisvestelijk/vastgoed/ bouwkundig | 07/ 1/2020 | 07/ 1/2024 | Lid (tot 1 juli 2020 namens de huurders) | Lector Blockchain Saxion University of Applied Sciences Enschede; Bestuurder CORPORATEM Real Estate Management |
mevrouw drs. R.C.E.J. van den Hoogen – Lensen (1968) | Harkema | Sociaal maatschappelijk | 07/ 1/2020 | 07/ 1/2024 | Lid (namens de huurders) | Directeur bestuurder Biblionet Groningen |
De raad is aangesloten bij de commissarispool van de VTW. Daarmee wordt voorzien in de statutaire bepaling dat sprake is van twee vervangers bij ontstentenis of belet van de gehele raad.
Nevenfuncties leden Raad van Commissarissen in 2020 voor de RvC leden die een nevenfunctie hebben. De overige RvC leden hebben geen nevenfunctie.
Lid | Nevenfuncties |
---|---|
mr.drs. F.C.A. van der Meulen | Lid bezwaarschriftencommissie rechtspositionele zaken van Waterschap Noorderzijlvest te Groningen |
dr. ing. J. Veuger MRE FRICS | Voorzitter Raad van Toezicht Zorggroep Tangenborgh & voorzitter Auditcommissie Lid RvC Mitros Utrecht en Nieuwegein & voorzitter Auditcommissie Wonen Lid RvC deltaWonen Zwolle & lid Auditcommissie |
drs. R.C.E.J. van den Hoogen – Lensen | Lid RvC Rabobank Drachten Friesland Oost (tot 15 juni 2020) Lid DB Stichting SPN |
b. Bezoldiging
Jaarlijks stelt de RvC de vergoedingen vast voor de RvC-leden, waarbij de bedragen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving WNT en Blok-staffel, en passen binnen de door VTW vastgelegde bindende ‘Beroepsregel bezoldiging commissarissen’.
Per 1 januari 2020 is de vergoeding voor de leden van de raad vastgesteld op € 11.700,- op jaarbasis. De vergoeding van de voorzitter is vastgesteld op € 17.460,- op jaarbasis. Deze bedragen liggen 10 procent onder de vastgestelde maxima voor een corporaties in klasse F, waarmee wordt voldaan aan de Beroepsregel bezoldiging commissarissen.
c. Functioneren
Integriteit en onafhankelijkheid
Binnen de raad van commissarissen is alertheid op integriteit en onafhankelijkheid. Deze alertheid geldt zowel richting de bestuurder als richting de leden van de raad zelf. De voorzitter besteedt ook aandacht aan dit onderwerp in de individuele functioneringsgesprekken met de leden. Er is transparantie ten aanzien van nevenwerkzaamheden. De raad heeft besloten om in 2021 opnieuw een dilemmatraining integriteit onder externe begeleiding te volgen.
Informatievoorziening
De raad wordt per vergadering mondeling dan wel schriftelijk geïnformeerd aangaande interne en externe ontwikkelingen. Daarnaast worden urgente ontwikkelingen door de bestuurder gedeeld via WhatsApp.
De raad laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. Dit betreffen onder andere de accountant, de OR, huurdersvertegenwoordigers, leden van het MT en de controller. Verantwoording aan stakeholders over de wijze waarop de raad toezicht heeft gehouden vindt plaats via het jaarverslag.
Lidmaatschappen
De leden van de raad zijn alle lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Lidmaatschap draagt bij aan informatievoorziening en informatie-uitwisseling. Lidmaatschap betekent de verplichting om de Governancecode woningcorporaties na te leven.
Zelfevaluatie RvC
Omdat het in 2020 vanwege COVID-19 niet goed mogelijk was om fysiek bij elkaar te komen, is de zelfevaluatie uitgesteld. Deze zelfevaluatie is in het eerste kwartaal van 2021 alsnog uitgevoerd. Daarbij zijn de volgende onderwerpen besproken:
- terugkijken op zelfevaluatie 2019;
- invloed COVID-19 op wijze van toezicht houden;
- samenstelling RvC bij vertrek van de heer Pruim;
- samenspel met de (nieuwe) bestuurder;
- relatie stakeholders en RvC.
Permanente educatie
De remuneratiecommissie heeft het afgelopen jaar een nieuw opleidingsplan opgesteld en het jaarplan van 2020 geëvalueerd. Het jaarbudget voor 2020 is ongewijzigd vastgesteld.
In het kader van permanente educatie hebben de commissarissen in 2020 opleidingen gevolgd. Hieronder treft u een overzicht aan van de gevolgde opleidingen en de behaalde PE-punten alsmede het totaalaantal PE-punten over de afgelopen jaren vermeld.
Commissaris | PE-punten 2020 |
---|---|
Mw. Hak | 11,5 |
Mw. Van den Hoogen | 0*) |
Dhr. Van der Meulen | 5 |
Dhr. Pruim | 5 |
Dhr. Veuger | 13,5 |
Mw. Waanders | 8,5 |
Excursies en overige bijeenkomsten
In verband met coronamaatregelen zijn er geen excursies geweest in 2020. Wel is de raad in januari aanwezig geweest bij de feestelijke opening van de Beukenhorst in Selwerd en heeft de voorzitter van de raad daarbij een toespraak gehouden.
Op 7 oktober is er een themabijeenkomst geweest met de RvC en bestuurder van woningcorporatie De Huismeesters uit Groningen over opgaven, middelen en investeringen in de woningcorporatiesector. Dit was inmiddels de derde maal dat in deze samenstelling een themabijeenkomst plaatsvond. Door beide RvC-en is aangegeven dat ook in 2021 een bijeenkomst in deze samenstelling zal worden ingepland.
Overleg met de ondernemingsraad (OR)
De raad heeft zich op verschillende momenten georiënteerd op de organisatie en de relatie tussen de OR en de bestuurder. Het presidium van de raad heeft in 2020 eenmaal met de OR gesproken in afwezigheid van de bestuurder. Daarbij is ook kennisgemaakt met de nieuw verkozen leden van de OR. In december is de heer Veuger namens de raad aangeschoven bij een overlegvergadering van de OR met de bestuurder.
Secretariaat
Een raad van commissarissen kan niet functioneren zonder een goed secretariaat. Ook in 2020 is de raad naar volle tevredenheid ondersteund door de bestuurssecretaris mevrouw Westhuis-Scholtens. Jaarlijks vindt een evaluatiegesprek plaats tussen het presidium van de raad en de bestuurssecretaris.
6. Overzicht vergaderingen en besluiten
De raad heeft in 2020 zesmaal vergaderd met de bestuurder. Deze vergaderingen zijn steeds voorafgegaan door een voorvergadering zonder bestuurder. De vergaderingen met de bestuurder zijn voorbereid in bijeenkomsten van het presidium van de raad met de bestuurder. Daarnaast heeft de raad van commissarissen in januari en oktober 2020 vergaderd zonder bestuurder. Van deze vergaderingen is een verslag gemaakt. De vergaderingen zijn steeds goed bezocht.
In 2020 zijn door de raad de volgende besluiten genomen:
Vergaderdatum | Besluit (kernachtig verwoord) |
---|---|
21-jan | Voornemen tot benoeming van de heer S.J. Krajenbrink tot bestuurder van Patrimonium per 1 juni 2020 onder voorbehoud van advies OR, arbeidsvoorwaardengesprek en positieve zienswijze Aw. |
4-mrt | Instemming met aanpassingsvoorstel van de reeds door de raad op 27 november 2019 goedgekeurde begroting 2020 en meerjarenbegroting 2021-2034. |
Goedkeuring van het huurbeleid. | |
Goedkeuring duurzaamheidsbeleid onder voorbehoud goedkeuring HPPG. | |
Herbenoeming van mevrouw Van den Hoogen (als huurderscommissaris) en de heer Veuger (als lid) per 1 juli 2020 voor een periode van vier jaar onder voorbehoud van positieve zienswijze Aw. | |
20-apr | Instemming met uiterlijke datum van 30 juni 2020 voor aanleveren van jaarrekening. |
Benoeming van de heer S.J. Krajenbrink als statutair bestuurder van de Christelijke Woningstichting Patrimonium per 1 juni 2020 voor een periode van vier jaar en besluiten tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst met de heer Krajenbrink. | |
Vaststelling van het opleidingsplan RvC 2021. | |
27-mei | Goedkeuring van de kaderbrief 2021. |
Vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening 2019. Daarmee tevens instemming met wijze van besteding positieve resultaat en verlening van decharge aan de bestuurder voor het gevoerde bestuur tot en met 31 december 2019. | |
Verlenen van decharge aan de RvC voor het gehouden toezicht tot en met 31 december 2019. | |
Vaststelling correctie op arbeidsovereenkomst met de heer Krajenbrink. | |
9-sep | Via een aanbesteding werven van een nieuwe accountant voor de jaarrekening 2021 ev. |
Goedkeuring aan bestuursbesluit voor het aangaan van een raamovereenkomst met Warmtestad per 1 juni 2020 voor de aansluiting van 536 eenheden (verdeeld over 6 complexen) in Selwerd. | |
Goedkeuring aan bestuursbesluit om ruim € 3.2 miljoen te investeren in woningverbetering en verduurzaming van 72 appartementen aan de J. Perk- en Verweystraat 1-71. | |
Vaststelling beloningsbeleid bestuurder en RvC. | |
21-okt | Vaststelling introductieprogramma voor nieuwe RvC leden. |
Vaststelling profiel en voorwaarden voor traineeship binnen de RvC. | |
Vaststelling opleidingsbudget RvC 2021. | |
24-nov | Vaststelling bezoldiging bestuurder per 1 januari 2021. |
Vaststelling bezoldiging voorzitter en leden RvC per 1 januari 2021. | |
Goedkeuring begroting 2021 en meerjarenbegroting 2022-2035. | |
Goedkeuring Treasuryjaarplan 2021. | |
Goedkeuring Financieringsstrategie 2021. | |
Goedkeuring aanvulling op portefeuilleplan, uitbreiding verkoopvijver. | |
Goedkeuring Prestatieafspraken 2021. | |
Goedkeuring gezamenlijk toezichtkader RvC en bestuurder. | |
Goedkeuring Verbindingenstatuut. | |
Goedkeuring Bestuursreglement. | |
Goedkeuring Toetsingskaders. | |
Goedkeuring bestuursbesluit om voor een bedrag van ruim € 6,3 miljoen te investeren in de verduurzaming en het groot onderhoud van de Saffierflat in Vinkhuizen. |
Bestuursverklaring
Het bestuur verklaart dat Christelijke Woningstichting Patrimonium in 2020 uitsluitend werkzaam is geweest in het belang van de volkshuisvesting, zoals vastgelegd in het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV). Dit volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2020 zijn door mij vastgesteld en ik verklaar dat alle middelen in het verslagjaar 2020 zijn besteed in het belang van de volkshuisvesting.
Groningen, d.d. 26 mei 2021
Drs. S.J. Krajenbrink
bestuurder
Verklaring Raad van Commissarissen
De Raad van Commissarissen verklaart hierbij kennis te hebben genomen van de door de bestuurder van Christelijke Woningstichting Patrimonium opgestelde jaarstukken 2020. De Raad van Commissarissen heeft kennis genomen van de bevindingen van EY en stelt de jaarrekening vast en verleent de bestuurder decharge voor het gevoerde beleid.
Groningen, d.d. 26 mei 2021
namens de Raad van Commissarissen
mr. drs. F.C.A. van der Meulen,
voorzitter Raad van Commissarissen